Saat ini, pengelola jurnal ilmiah telah mampu menunjukkan kinerja mereka dalam memenuhi kebutuhan peneliti terkait sistem publikasi yang mudah, cepat, dan murah. Author, reviewer, dan editor dapat bekerja dimanapun dan kapanpun secara independen, bahkan banyak diantaranya adalah lintas benua. Setiap penerbit memiliki sistem penerbitan yang berbeda, dengan kehandalan sistem yang terus mereka kembangkan, terutama untuk penerbit-penerbit ternama seperti Elsevier, Springer, Taylor & Francis, Wiley, SAGE, dan lainnya. Web page mereka menyajikan informasi yang sangat lengkap terkait tata kelola penerbitan artikel. Web page mereka juga terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang dibawah kewenangannya, seperti english editing service, graphic plotter, dan layanan lainnya. Sementara, penerbit-penerbit lain yang sedang berkembang umumnya menggunakan Open Journal Systems(OJS). Untuk itu, artikel ini ditulis untuk memberikan gambaran terkait journal system, terutama pada OJS.
1. Gambaran Umum Open Journal System
Open Journal Systems (OJS) pertama kali diluncurkan pada tahun 2002 oleh Public Knowledge Project di Universitas British Columbia, dengan dukungan dari Social Sciences and Humanities Research Council Kanada, Max Bell Foundation, the Pacific Press Endowment, danthe MacArthur Foundation. Saat ini perkembangannya terus berlanjut dan diawasi oleh sebuah kemitraan antara UBC’s Public Knowledge Project, the Canadian Center for Studies in Publishing dan the Simon Fraser University Library.
Open Journal Systems (OJS) adalah sistem pengelolaan dan penerbitan jurnal ilmiah yang sangat fleksibel yang dapat diunduh secara gratis dan diinstal di server web lokal. OJS telah dirancang untuk membantu administrasi dan manajerial yang terkait dengan penyuntingan jurnal, sekaligus memperbaiki pencatatan dan efisiensi proses editorial. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas penerbitan jurnal ilmiah melalui sejumlah inovasi, seperti membuat kebijakan jurnal yang lebih transparan untuk memperbaiki pengindeksan.
OJS mencakup semua aspek penerbitan jurnal online, mulai dari pembuatan situs jurnal hingga tugas operasional seperti proses submission, peer-review, editing, publishing, archiving, dan indexing. OJS juga mampu membantu orang dalam mengelola jurnal, termasuk mencatat hasil karya editor, reviewer, dan author, memberi tahu pembaca, dan membantu korespondensi.
Satu instalasi OJS dapat mendukung pengoperasian banyak jurnal. Setiap jurnal memiliki URL unik dan juga tampilan dan nuansa tersendiri. OJS dapat memungkinkan satu editor untuk mengelola semua aspek jurnal dan situs web jurnal, atau OJS akan mendukung tim editor internasional dengan beragam tanggung jawab untuk beberapa bagian jurnal.
Sistem ini dimaksudkan tidak hanya untuk membantu penerbitan jurnal, namun untuk menunjukkan bahwa biaya penerbitan jurnal dapat dikurangi sampai pada titik di mana mampu memberi pembaca “open access” ke isi jurnal.
2. Menu OJS yang Bisa Diakses Pembaca
2.1. Halaman utama
Halaman utama sebuah jurnal berisi tentang informasi umum. Melalui halaman utama, pengelola jurnal dapat mengenalkan dan mempromosikan jurnal mereka kepada pembaca tentang kapan jurnal itu didirikan, institusi penerbit, daftar pengindeks jurnal, dan pernyataan untuk “call for article”. Halaman utama juga menampilkan direct link ke register, login, searching, dan tautan ke new submission, tergantung bagaimana pengaturannya.
Gambar 1. Tampilan muka sebuah jurnal dengan OJS versi 3
(https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/index)
3.2.2. Menu “About”
Pada menu about, semua informasi detail tentang jurnal diberikan oleh pengelolanya. Pada menu about dapat ditambahkan sub-menu untuk navigasi. Pembaca dapat mencari informasi melalui sub-menu tersebut.
Gambar 2. Tampilan menu about
(https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/about)
- Focus and Scope
Pada sub menu focus and scope, pembaca dapat mencari informasi terkait lingkup publikasi yang dapat diterima pada jurnal tersebut, informasi tentang abstracting dan indexing, proses review, proses penerbitan, dan lainnya.
Contoh link ke Focus and Scope: https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/scope
- Editorial Board
Pada sub menu editorial board, pembaca dapat mencari informasi terkait chief editor dan editorial team. Pembaca dapat memvalidasi apakah ediorial team-nya juga aktif publikasi dengan memasukkan namananya ke scopus author profile atau ke google scholar. Nama-nama editor pada jurnal yang bagusjuga langsung ditautkan dengan biodata mereka.
Gambar 3. Tampilan sub menu editorial board
(https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/about/editorialTeam)
- Submission
Sub menu submission mengarahkan kepada pembaca untuk memulai penyerahan artikel, dengan register atau login. Dalam sub-menu tersebut, informasi penyerahan artikel kepada penulis diberikan, termasuk submission preparation checklist dan author guidelines.
Gambar 4. Tampilan sub menu submission
(https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/about/submissions)
- Contact
Pada sub menu contact, pembaca dapat mencari informasi tentang lembaga yang menerbitkan jurnal, alamat kantor, kontak editor, dan kontak staff penerbit.
Gambar 5. Tampilan sub menu contact
(https://journal.unimma.ac.id/index.php/mesi/about/contact)
2.3. Menu “Current”
Pada menu current, pembaca dapat melihat issue terakhir yang diterbitkan. Itu akan berisi artikel artikel yang dapat dieksplor atau diunduh langsung menggunakan tautan-tautan yang ada.
Gambar 6. Tampilan menu current
2.4. Menu “Archives”
Pada menu archives, pembaca dapat melihat semua volume dan issue yang yang diterbitkan dalam beberapa tahun terakhir. Pembaca langsung bisa menilai konsistensi jurnal tersebut.
Gambar 7. Tampilan menu archives
2.5. Menu “Online First”
Pada menu online first atau article in press atau issue in progress, pembaca dapat melihat semua artikel yang sudah diterima dan di-copyediting, namun belum diberikan identitas volume dan nomor. Ini bertujuan agar artikel anda secepatnya dapat diakses oleh pembaca.
Gambar 8 Tampilan menu online first
3. Perhatian Khusus: Author Guidelines
Setiap jurnal selalu memberikan author guidelines yang ditampilkan pada home page-nya. Tujuan dari menu ini adalah untuk memberikan panduan bagi penulis untuk mempersiapkan manuskripnya sebelum mensubmit ke editor. Tautan author guidelines/ guide for author/ instruction for author atau istilah lain pada sebuah jurnal dapat ditemukan dengan mudah di home page jurnal. Dalam author guidelines, penulis akan dijelaskan bagaimana harus menyiapkan manuskrip, didalamnya berisi karakteristik manuskrip yang bisa diterima dalam sebuah jurnal. Beberapa jurnal memberikan aturan penulisan, namun banyak yang memberikan template manuskrip sehingga penulis dengan mudah dapat menuliskannya pada template yang tersedia.
Original source: Teknik menyusun manuskrip dan publikasi ilmiah internasional